A confusão da comunicação

Não importa o quanto se fale, se comente ou que importância se dê ao assunto, é costumaz que a comunicação dentro de um projeto tenha graves problemas, e esse mero detalhe leve o projeto a naufragar.

É necessário manter o foco nas pessoas, ouvir o que elas tem a dizer. Crie regras e procedimentos, habitue as pessoas a segui-las.

Posso citar um caso onde o plano de comunicação define o email como principal ferramenta de troca de mensagens, acontece que os membros do projeto resolviam tudo de boca e nada ficava documentado. Decidiu-se então implantar uma poderosa e complicadíssima ferramenta de comunicação cheia de recursos.

Não foi surpresa ao constatar o resultado de que nada mudou, as pessoas continuaram sem usá-la. Era claro que o problema não era a ferramenta que se estava sendo usada e sim a falta de comprometimento com as regras e procedimentos definidos.

Lembre-se o problema não é a ferramenta e sim o uso que se faz delas. O valor de uma ferramenta está diretamente ligada ao conteúdo que se insere a ela.

Como dica: sente com os membros da equipe, discuta os processos e procedimentos, deixe as regras claras, receba sugestões, explique o motivo de cada coisa. Assegure-se de que todos concordem, não com as regras, mas em segui-las, e depois cobre.

Dessa forma você além de apenas envolver você compromete todos os membros, pois eles fizeram parte da solução.

Mas sempre tenha cuidado para não burocratizar demais e emperrar toda a engrenagem. Tenha em mente que a maior habilidade de um gerente de projeto, é a capacidade de comunicação, de acordo com o PMI um gerente de projeto gasta 90% do seu tempo se comunicando. Então não tenha duvida. Comunique-se.

Gustavo Pereira Nunes